كميسيون موضوع ماده (7) آيين نامه مستندسازي و تعيين بهره بردار اموال غير منقول دستگاه هاي اجرايي،  به منظور ايجاد رويه هماهنگ و سهولت نظارت بر اجراي مفاد آيين نامه در مورد مستندسازي اموال غير منقول دستگاه هاي اجرايي درجلسه مورخ 2/11/1381 مقرر نمود براي امكان رسيدگي به درخواست ها ابتدا ترتيبات زير توسط دستگاه هاي اجرايي به اجرا گذاشته شود:

الف ) تشكيل ستاد مستندسازي اموال غير منقول

1-    به منظور فراهم آوردن امكان نظارت بر اجراي آيين نامه و اخذ گزارش از دستگاه ها، ستاد مركزي مستندسازي اموال غير منقول دستگاه اجرايي زير نظر وزير ويا بالاترين مقام اجرايي دستگاه هاي مستقل تشكيل مي گردد. ستاد مركزي مي تواند در صورت ضرورت نسبت به تشكيل ستاد فرعي مستندسازي در شركت ها و موسسات وابسته خود اقدام نمايد. در هر صورت مسئوليت اجراي آيين نامه و اين شيوه نامه و برقراري ارتباط با كميسيون ماده (7) تصويب نامه شماره 33980 مورخ 16/7/1381 هيات وزيران صرفا" بر عهده ستادهاي مركزي است ياد شده خواهد بود.

تبصره 1- منظور از دستگاه هاي مستقل در اين شيوه نامه دستگاههايي هستند كه وابسته به وزارتخانه يا سازمان ديگري نباشند.

تبصره 2- در مورد اموال غير منقول طرح هاي عمراني ( تملك دارايي هاي سرمايه اي) در دست اجراء ، ستاد يا د شده در دستگاه مجري طرح، مسئوليت فوق را برعهده خواهد داشت.

ب) ترتيب اجراي ماده (1) آيين نامه مستند سازي در اموال غير منقول

در اجراي ماده (1) آيين نامه (راجع به اراضي كه فاقد سند يا سابقه ثبتي بوده و توسط دستگاه ها در آن احداث بنا شده است) دستگاه ها موظف اند به هنگام مراجعه به ادارات ثبت براي اجراي بند (د) ماده (26) آيين نامه اموال دولتي‌(مصوب هيات وزيران و اصلاحيه هاي بعدي آن) گواهي صادره از سوي اداره كل اموال دولتي وزارت امور اقتصادي و دارايي را (كه براساس دستورالعمل هاي مقرر توسط اين اداره كل تنظيم مي شود) ارائه نمايند.

1-    ستادهاي مركزي مكلفند حداكثر ظرف شش ماه از تاريخ ابلاغ اين شيوه نامه گزارش اجراي ماده (1) آيين نامه را به كميسيون ارسال نموده و نسخه اي از آن در اختيار ذيحساب ذيربط قرار دهند. چنانچه پس از انقضاي مدت مزبور، ذيحساب رونوش گزارش را دريافت ننموده باشد، مكلف است مراتب را براي تمهيدات آتي به كميسيون اعلام نمايد.

2-    در مواردي كه دستگاه اجرايي در اراضي كه به موجب قانون، ملي، دولتي يا موات اعلام شده اند، احداث نموده باشد، صدور سند مالكيت تابع مقررا مربوطه خواهدبود.

ج) ترتيب اجراي ماده (2) آيين نامه مستند سازي اموال غير منقول

1 - بند الف ماده (2) آيين نامه (باتوجه به عبارت احداث شده باشد) ناظر به مستحدثاتي است كه قبل از تصويب نامه شماره 15525ت/18232هـ مورخ 10/4/1380 در اراضي غير دولتي احداث شده و هنوز زمين آن به تملك قطعي دولت در نيامده است. بند ياد شده به هيچ وجه ايجاد مستحدثات جديد در آينده بر روي صاراضي تملك نشده نمي باشد و دستگاه ها قبل از تملك قطعي اراضي مجاز به هزينه براي ايجاد مستحدثات در آن نمي باشند اين بند ناظر به مواردي است كه سند مالكيت عرضه موجود بوده اما سند به نام غير دولت صادر شده است.

2- در مواردي كه در سند، نام رژيم سابق درج شده است، دستگاه ملكف است با اخذ گواهي آخرين بهره بردار از اداره كل اموال دولتي وزارت امور اقتصادي و دارايي، به واحد ثبتي ذيربط مراجعه كند واحد ثبتي يا  شده نسبت به تعويض سند و تغيير نام رژيم سابق در دفتر املاك اقدام خواهد نمود.

بديهي است چنانچه اصول اينگونه اسناد قبلا" در اختيار اداره كل اموال دولتي بوده است، اداره مزبور نسبت به صدور گواهي ياد شده اقدام خواهد نمود و چنانچه اصول اين گونه اسناد قبلا" در اختيار اداره مذكور نبوده است، پس از در اختيار گرفتن سند اقدام به صدور معرفي نامه فوق الذكر مي نمايد.

3-    ستادهاي مركزي مكلفند ظرف حداكثر شش ماه از تاريخ ابلاغ اين شيوه نامه گزارش اجراي بندهاي (الف و ب) ماده (2) آيين نامه را به دبيرخانه كميسيون اراده نمايند.

د) ترتيب اجراي ماده (3) آيين نامه مستند سازي اموال غير منقول

1- براي اجراي بند الف ماده (3) آيين نامه دستگاه دراختيار دارنده ملك مكلف است با مراجعه به اداره كل اموال دولتي وزارت امور اقتصادي و دارايي و دريافت گواهي موضوع بند (د) ماده (26) آيين نامه اموال دولتي به ادارات ثبت مراجعه نموده، با ارائه سند مالكيت و گواهي مزبور درخواست اصلاح سند را نمايد. ادارات ثبت براساس گواهي فوق الذكر، نسبت به درج نام آخرين دستگاه بهره بردار به عنوان نماينده دولت، در صفحه ملاحظات سند اقدام مي نمايد.

تبصره – دفاتر اسناد رسمي در موارد خريد ملك توسط وزارتخانه ها و موسسات دولتي بايد در تنظيم سند، خريدار را دولت جمهوري اسلامي ايران درج و دستگاه بهره بردار را به عنوان نماينده دولت در سند ذكر نمايند.

2- در كليه مواردي كه دستگاه استفاد كننده تغيير مي كند ( درخصوص وزارتخانه ها و موسسا دولتي) نيازي به انتقال رسمي و محضري نيست و با رعايت ضوابط فوق الذكر صرفا" در صفحه ملاحظات سند تغيير نام دستگاه بهره بردار درج مي شود. تغييرات بعدي دستگاه بهره بردار نيز به همين نحو در سند ثبت خواهدشد.

3- در موارد تغيير بهره بردار، از آن پس دستگاه بهره بردار جديد (به عنوان نماينده دولت) مسئول انجام اقدامات لازم براي اداره، نگهداري و پاسخگويي به دعاوي احتمالي و ديگر پيكيري هاي لازم نسبت به آن ملك مي باشد. از اين رو اطلاعات و سوابق مربوط به آن ملك (شامل ادعاهاي احتمالي مطروحه راجع به آن و اسناد آنها) بايد ازطرف دستگاه متصرف قبلي طي صورتجلسه اي به دستگاه بهره بردار جديد تحويل گردد.

4- اگر در تعيين بهره بردار اموال موضوع اين آيين نامه اختلاف حادث شد، موضوع به ترتيب مقرر در شيوه نامه تعيين بهره بردار حل و فصل خواهدشد.

5- براي اجراي بند (ب) ماده (3) آيين نامه، وزارت مسكن وشهرسازي (سازمان ملي زمين و مسكن) و وزارت جهاد كشاورزي، حسب مورد بايد ابتدائا" به تفكيك زمين ها اقدام نموده و سپس اقدام به انتقال نمايند.

هـ ) ترتيب اجراي ماده (4) آيين نامه

دركليه مواردي كه مال در تصرف دولت است ولي هنوز سند مالكيت به نام دولت صادر نشده است، رعايت مقررات مربوط به اموال دولتي الزامي است و عدم وجود سند مالكيت به نام دولت مجوز رعايت نكردن مقررات مربوط به اموال دولتي نمي باشد و مواردي چون فروش و واگذاري آن اموال نيز، تابع مقررات مربوط به اموال دولتي و آيين نامه حسب مورد خواهدبود.

ز) ترتيب اجراي ماده (5) آيين نامه

1- در اجراي ماده (5) دستگاه بهره بردار بايد به تعداد لازم تصوير مصدق از سند اموال غير منقول مورد استفاده خود را تهيه و نسخه اي از آن را در اختيار ذي حساب دستگاه قرار داده و اصل سند را ظرف 20 روز به اداره كل اموال دولتي وزارت امور اقتصادي و دارايي ارسال نمايد.

2- دستگاه هاي بهره بردار مكلفند ظرف مدت (3) ماه فرم هاي پيوست را در مورد اموال غير منقول در اختيار خود تكميل نموده به اداره كل اموال دولتي وزارت امور اقتصادي و دارايي ارسال دارند.

ح) مقررات كلي

1- دستگاه هاي اجرائي مكلفند اصول كليه اسنادي كه در اجراي اين شيوه نامه صادر مي شود را به اداره كل اموال دولتي و وزارت امور اقتصادي و دارايي تحويل دهند.

2- وزارت امور اقتصادي و دارايي (اداره كل اموال دولتي) با توجه به تبصره (9) ماده (69) قانون تنظيم بخشي از مقررات مالي دولت مصوب، اقدامات لازم جهت اجرايي شدن ترتيبات مقرر در آيين نامه واين شيوه نامه را انجام خواهد داد.

3- به موجب تبصره (7) ماده (69) قانون ياد شده عدم رعايت ترتيبات مقرر دخل و تصرف غير مجاز در اموال دولتي تلقي مي گردد.

اين شيوه نامه جايگزين شيوه نامه موضوع ابلاغيه شماره 57168 مورخ 15/12/1380 معاون حقوقي و امورمجلس رئيس جمهور مي گردد.